Sundsvall: Depona söker arkivassistent i Timrå

Bolagsverket i Sundsvall är en myndighet som har siktet inställt på digitalisering och innovation. Vi är drygt 600 medarbetare som varje dag arbetar för att ge företagsamma människor i Sverige möjligheten att förverkliga sina drömmar och känna trygghet i sitt företagande.

För att fortsätta vårt viktiga arbete strävar vi efter att vara en arbetsplats där vi genom mod och tillit skapar förutsättningar för medarbetare att trivas och utvecklas. Var med och bygg vår framtid!

ARBETSUPPGIFTER
Bolagsverkets elektroniska arbetssätt ställer krav på en effektiv och säker informations- och arkivhantering. Arkivområdet är inne i ett spännande skede där du kommer att ha en viktig funktion och ha stora möjligheter att påverka utvecklingen.

Som arkivarie kommer du att ha en mycket viktig roll i Bolagsverkets tvärfunktionella arkivteam. Teamet består av olika roller och kompetenser. Med din nyfikenhet och kunskap kommer du att kontinuerligt jobba med att förbättra arkivfunktionens erbjudande genom både taktiska och operativa arbetsuppgifter. Du kommer att vara placerad på enheten för gemensamma funktioner. Vill du vara med och skapa förutsättningarna för detta är det här jobbet för dig!

Du kommer att fokusera på arbete med löpande arkivvård samt att skapa förutsättningar och upprätthålla struktur och ordning på Bolagsverkets handlingar. Registreringen av handlingar sker både digitalt och via pappersdokument.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer exempelvis att vara:

- skriva kunskapsartiklar och nyheter på Bolagsverkets intranät
- ge råd och vägledning i arkivfrågor till medarbetare och chefer
- vidareutveckla utbildningspaket för medarbetare och tillhandahålla både lärarledda utbildningar samt digitala kurser
- arkivförvaltning av analog information
- koordinera arkivleveranser
- ordna och förteckna arkivbestånd
- hantera inkomna ärenden och förfrågningar
- genomföra bevarande- och gallringsutredningar
- vidareutveckla arbetssätt och metodik
- genomföra adekvat omvärldsbevakning och kunskapsinhämtning och spridning

KVALIFIKATIONER
Som arkivarie behöver du ha lätt för att bygga relationer och samverka med andra på ett bra sätt. Du har lätt för att lära dig nya saker, kan anpassa dig till förändringar och ser vad som behöver förbättras. Du är självgående, strukturerad och van att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt mot uppsatta mål. Du är pedagogisk i din kommunikation och kan formulera budskap till olika målgrupper och med olika fokus. Arbetet är omväxlande och arbetsuppgifter kan förändras över tid vilket du behöver trivas med. Du behöver vara lösningsorienterad, nyfiken och intresserad av att hålla dig uppdaterad inom området.

Vi söker dig som har:
- genomfört 60hp universitet- eller högskolestudier inom arkivvetenskap, eller annan utbildning med relevant yrkeserfarenhet
- minst ett års aktuell yrkeserfarenhet av arbete som arkivarie eller inom informationshantering
- erfarenhet av arbete med systemlösning för arkivredovisning
- mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift och goda kunskaper i engelska

Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av:
- ordnande och förtecknande av pappersarkiv inom offentlig sektor
- att utbilda och vägleda inom arkivområdet, leda workshops och utbildningar samt att kommunicera i olika utbildnings- och informationssyften
- publiceringsverktyg (CMS) för att kunna skriva artiklar på intranät
- e-arkiv
- digitalt bevarande och digital arkivförvaltning
- gränssnitt för att tillgängliggöra digitalt arkiverad information
- modelleringsverktyg, ex Archimate, Sparx Systems Enterprise Architect, MS Visio.
- att driva mindre och större projekt

Vi ser också gärna att du har annan relevant utbildning som kan vara relevant för tjänsten, exempelvis informatik, digitalt bevarande, datavetenskap, verksamhetsutveckling, verksamhet- eller informationsarkitektur.

Placeringsort: Sundsvall eller enligt överenskommelse. Förutom vårt kontor i Sundsvall har Bolagsverket även kontorsplatser i centrala Stockholm, men du behöver på regelbunden basis kunna arbeta i Sundsvall

Låter det intressant? Välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vi strävar efter att vara en arbetsplats där det finns goda förutsättningar att ta hand om sin hälsa. Därför erbjuder vi bland annat friskvårdbidrag och friskvårdstimme samt massage och gym i våra lokaler i Sundsvall.

Läs mer om alla våra förmåner på bolagsverket.se/om/oss/jobb.

Vi undanber oss alla erbjudande om rekryterings- och annonshjälp.

Poolia söker en Arkivarie till Bolagsverket i Sundsvall med start senast den 2 oktober. Som Arkivarie kommer du att spela en avgörande roll i att säkerställa korrekt informationshantering och arkivering, vilket är av yttersta vikt för myndighetens framgång i det digitala skiftet. Uppdraget förväntas pågå till och med 30 juni 2024 med möjlighet till förlängning.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Som Arkivarie på Bolagsverket via Poolia kommer du att vara ansvarig för att utveckla och vidareutveckla arkivkrav för befintliga och nya IT-system samt skapa tillhörande bevarandeplaner. Du kommer också att delta i implementeringen av e-arkiv och ge råd och vägledning i arkivfrågor till medarbetare och chefer. Dina insatser kommer att vara avgörande för att säkerställa att myndighetens information hanteras och bevaras på ett säkert och effektivt sätt.

Vem är du?
För att vara framgångsrik i rollen krävs en kombination av kompetenser och egenskaper. Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av informationsförvaltning och arkivhantering, särskilt inom det digitala området. Arbetet kräver ett analytiskt och strategiskt tankesätt för att säkerställa att informationen hanteras på rätt sätt och bevaras enligt myndighetens behov. Vidare är kunskap om och praktisk erfarenhet av verktyg som Jira, Confluence, Word, Excel och E-arkiv av stor betydelse.


Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande, ansök därför redan idag genom att klicka på ansök på https://www.poolia.se.

Poolia är ett registrerat rekryterings och bemanningsföretag, vi är auktoriserade av Kompetensföretagen och har kvalitetssäkrade processer och rutiner.